Privacy Policy

個人情報保護方針

目的 ICSは、会議運営会社です。 私たちは、学術団体等からの契約により、事務局サポートや、国際的に行われる会議の全面的なプランニングを行っています。 このプライバシー・ステートメントの目的は、International Conference Services Ltd.またはICSの子会社(ICS)が収集、使用、保管または転送する個人データの種類とその理由についてお知らせすることにあります。 個人データ 個人データとは、お名前、電子メール、肩書き、電話番号、職業など、お客様を特定するために使用できる情報のことです。 ICSは、どのような情報を、なぜ収集するのですか? ICSは、団体、会議、イベントの運営に必要な個人情報を収集します。収集する最も一般的な情報の種類は、お名前、電子メールアドレス、IPアドレス、その他の連絡先、職業、資格、アンケートの回答、食事の条件、写真、クレジットカード情報、税金情報、パスポートや身分証明書のコピー、見積書などです。 これらの情報は、お客様の登録手続き、お支払い、航空券および/または宿泊施設の管理、航空券予約の管理、様々な食事条件に対応した食事の手配、その他付随するイベントについてのご連絡、ご意見の収集、会議主催者への報告、今後の会議のご案内のために使用されます。 個人データ処理の法的根拠
  1. ICSの契約上の義務を果たすため:
    1. 会議への参加登録など、私たちのウェブサイト上で行われる取引を促進し、処理するため。
    2. 会員情報を処理し、会員資格へのアクセスを提供するため。
  2. お客様および当社の第三者の正当な利益を満たすため:
    1. お客様が関心を示した学会が主催するカンファレンスにお客様を招待するため。
    2. 専門的な関連イベントに関する情報の提供が漏れないようにするため。
  3. お客様の同意が得られた場合:
    1. ウェブサイトやプログラムブックの参加者リストにお名前を掲載すること。
    2. 大会の出展者やスポンサーと個人情報を共有すること。
  4. 法律で要求される目的のため。
  5. 政府、裁判所、法執行機関からの要請に応じるため。
ICSはどのようにして個人情報を収集するのですか? ICSは、私たちに個人情報を提供する際に、直接個人情報を収集します。 イベントへの登録、ニュースレターや電子メールリストへの登録、ウェブサイトの閲覧、フィードバックの提出、コンテストへの応募、アンケートへの記入、通信の送信などの際に、お客様が個人情報を提供された場合、ICSは個人情報を収集します。 第三者からどのような情報が収集されるのですか? 会議主催団体は、ICSが皆様に今後の会議についてお知らせするために、会員リストや前回の会議代表者リストをICSと共有することがあります。 誰があなたの情報にアクセスし、誰に開示されるのですか? 私たちは、個人データを以下の関係者に開示することがあります:
  1. ICSグループ会社
  2. 主催者
  3. 協力会社 – サービス提供においてICSをサポートする者
  4. 支払処理業者-支払いを行うため
  5. ホテルおよび旅行代理店:お客様の宿泊施設や航空券を予約するため
  6. 抄録担当会社 – 抄録の提出および査読プロセスを管理するため
  7. マーケティングソフトウェア – 会議および協会に関する情報を提供するため
  8. 出展者およびスポンサー – お客様のデータを共有することにお客様が明確に同意された場合。
当社では、お客様の情報をクライアント間で共有することはありません。 例えば、ある学会が主催する大会に申し込んだ場合、たとえテーマが類似していたとしても、主催する他のクライアントとお客様の情報を共有することはありません。 あなたの個人情報はどこに転送・保管されるのか? ICSは、カナダ、米国、オーストリア、英国にオフィスを構えていますので、あなたのデータはこれらの国で処理されます。 私たちは、会議が開催される国や、スペイン、フランス、オーストラリアなど私たちの契約者が居住する国など、私たちがオフィスを構える場所以外の受取人にあなたの情報を開示することがあります。 当社は、データ・セキュリティ・コンプライアンスの適切な基準を維持している第三者と協力するよう注意しています。 個人情報の安全性をどのように確保しているのか? 当社は、当社および当社のサービスプロバイダーが管理する安全なサーバーに個人情報を保存します。また、カナダ、米国、英国の安全な場所にハードコピーファイルを保管することもあります。 当社が保存または送信する個人情報は、ユーザー名とパスワードなどのアクセス制御、知る必要のある人だけに許可されるアクセス、および可能な場合は暗号化によって保護されます。 マーケティングのオプションは何ですか? お客様の同意がある場合(例えば、お客様が当社のEメールリストに登録している場合、当社の大会に登録している場合、当社からの情報提供に関心があることを示している場合)、当社は、お客様が以前に関心を示されたイベントに関するマーケティング情報をEメールでお送りします。お客様が今後このような通信を受け取らないことを希望される場合には、通信に記載されている「配信停止」機能を利用して、このような通信を「オプトアウト」することができます。 また、以下のように、お客様はクッキーについても選択することができます。お客様は、ブラウザの設定を変更することにより、すべてのクッキーを受け入れるか、クッキーが設定されたときに通知を受けるか、またはすべてのクッキーを拒否するかを選択することができます。クッキーを拒否することを選択した場合、お客様の場合、当社サイトの一部が正しく機能しない可能性があります。 クッキーとは何ですか? クッキーの詳細については、http://www.allaboutcookies.org. お客様が当社のウェブサイトを閲覧する際には、お客様が何に興味を持っているかを理解するために、お客様のコンピュータに広告用のクッキーが置かれます。当社のディスプレイ広告パートナーは、お客様が以前にwww.jpca2023.orgとやり取りした内容に基づいて、他のサイトでお客様に広告を提示することができます。当社のパートナーが採用している技術は、お客様の氏名、電子メールアドレス、住所、電話番号などの個人情報を収集するものではなく、当社がこれらの情報をパートナーと直接共有することもありません。お客様は、このページにアクセスして、今後のターゲット広告の配信を停止することができます。 お客様がご自分のアカウントにログインされている場合、これらの情報の一部はお客様のアカウントに関連している可能性があります。ここでは、以下のような種類の詳細について述べています: お客様のIPアドレスまたはプロキシサーバーのIPアドレス: お客様がリクエストしたドメイン名: お客様のインターネットサービスプロバイダーの名前は、お客様のISP接続の構成に応じて取得されることがあります: お客様がウェブサイトにアクセスした日付と時間: お客様のセッションの長さ: お客様がアクセスしたページ: 月内のお客様のサイトへのアクセス回数: お客様がご覧になったファイルのURLとそれに関連する情報: お客様が当社のサイトを参照したウェブサイト: お客様のコンピュータが使用しているオペレーティング・システム: 場合によっては、第三者の広告会社を利用して、当社のウェブサイトへの過去の訪問履歴に基づいて広告を配信することがあります。 例えば、お客様が当社のウェブサイトをご覧になった後、別のサイトをご覧になったときに当社のイベントの広告が表示されることがあります。 お客様が以前に他の人と情報を共有したことがある場合はどうなりますか? お客様がご自身の個人情報を他の人に提供した場合、他の人がそのデータをどのように使用または管理するかについて、当社は管理できませんし、責任も負いません。例えば、お客様がフォーラムのスレッドにパブリックメッセージを投稿したり、ソーシャルメディアで情報を共有したり、本サイトを介して、あるいは電子メールで直接、他のユーザー(第三者であるオーサーなど)と連絡を取ったりする場合など、お客様が他の人に情報を提供する方法は数多くあります。自分の情報を公開したり、他の人に情報を提供したりする前に、よく考えてください。当社サイトを通じて他のユーザーに情報を提供する場合は、そのユーザーがあなたの情報をどのように取り扱うかを尋ねてください。他のウェブサイトを通じて情報を共有する場合は、そのサイトのプライバシーポリシーを確認し、本プライバシーポリシーは適用されないため、そのサイトの情報管理方法を理解してください。 同意 本プライバシー・ノートに同意することにより、ICSがあなたの個人データを概要の目的のために処理することに同意したことになります。お客様は、当社からのメールの「配信停止」を選択するか、またはprivacy@icsevents.com.にメールすることで、いつでも同意を撤回することができます。 ICSはどのくらいの期間、あなたのデータを保持するのですか? ICSは、お客様へのサービス提供に必要な期間、また法的義務を果たすために、お客様の個人情報を保持します。私たちは、通常、次の大会まであなたの情報を保持し、あなたにその発生をお知らせできるようにしています。 お客様が当社からの情報提供を希望されない場合は、マーケティング用電子メールの下部にある配信停止機能をご利用ください。 また、以下の連絡先にあるICSのプライバシー・オフィサーにメールを送ることで、保有する個人データのリストを請求したり、データの編集や消去を要求したりすることができます。 データ対象者としての権利 ICSが皆様の個人データを保有または処理している間、データ対象者は以下の権利を有しています。
  • アクセス権-あなたは、私たちがあなたについて保持している情報のコピーを要求する権利があります。
  • 修正の権利-私たちが保有するあなたの情報が不正確または不完全である場合、それを修正する権利があります。
  • 消去する権利 – 特定の状況下において、お客様は当社が保有するお客様のデータを当社の記録から削除することを求めることができます。
  • 処理を制限する権利 – 一定の条件に該当する場合、お客様は処理を制限する権利を有します。
  • ポータビリティーの権利 – お客様は、当社が保有するお客様のデータを別の組織に転送する権利を有します。
  • 異議申し立ての権利 – お客様には、ダイレクトマーケティングなどの特定の種類の処理に対して異議申し立てをする権利があります。
  • プロファイリングを含む自動化された処理に反対する権利-お客様は、自動化された処理やプロファイリングの法的効果に服さない権利も有しています。
  • ICSがアクセス権に基づくあなたの要求を拒否する場合、私たちはその理由をあなたに提供し、あなたはそれに対して法的に異議を唱える権利を有しています。
ICSは、あなたのご要望に応じて、あなたについてどのような情報を保持しているか、またそれがどのように処理されているかを確認することができます。 どのような個人データが保有されているかを知るためには、身分証明書が必要となります ICSでは、皆様の個人データに関する情報をご提供いただく際に、以下の身分証明書を受け付けております:国民IDカード、運転免許証、パスポート、出生証明書、3ヶ月以内に発行された公共料金の請求書のコピー。上記の写真付き身分証明書とそれを裏付ける書類が最低1点必要となります。ICSが品質にご満足いただけない場合は、個人情報を公開する前にさらなる情報を求めることがあります。 お問い合わせは privacy@icsevents.comまでお願いいたします。 キャンセル・ポリシー 万が一、大会がキャンセルされた場合でも、旅費および宿泊費の返金はいたしません。 連絡先 ICSまたはそのパートナーによる個人データの取り扱いについて苦情を申し立てる場合は、ICSのプライバシー担当者であるprivacy@icsevents.comまでお問合せください